Επαναπροσδιορίζοντας τη συμμόρφωση

Η συμμόρφωση χρειάζεται ένα νέο λειτουργικό σύστημα

Η συμμόρφωση έχει γίνει πολύ σημαντική για να διαχειρίζεται σε διάσπαρτα υπολογιστικά φύλλα, στατικά έγγραφα και ατελείωτους φακέλους αποδεικτικών στοιχείων. Από τις ομάδες ασφάλειας και συμμόρφωσης αναμένεται να αποδεικνύουν εμπιστοσύνη, να διαχειρίζονται κινδύνους, να ικανοποιούν τους ελεγκτές, να απαντούν στους πελάτες και να συμβαδίζουν με τους μεταβαλλόμενους κανονισμούς.

Όμως πολλά από τα εργαλεία στα οποία βασίζονται κατασκευάστηκαν για έναν πιο αργό κόσμο: χειροκίνητες λίστες ελέγχου, ασύνδετα αποδεικτικά στοιχεία, περιοδικοί έλεγχοι και συστήματα που μόνο μια μικρή ομάδα ειδικών μπορεί να χειριστεί. Το αποτέλεσμα είναι ένας επώδυνος συμβιβασμός. Τα υπολογιστικά φύλλα είναι ευέλικτα, αλλά δύσκολα διακυβερνώνται. Τα έγγραφα είναι οικεία, αλλά δύσκολα διατηρούνται επίκαιρα. Οι παραδοσιακές σουίτες GRC είναι ισχυρές, αλλά συχνά αργές στην υλοποίηση, ακριβές στη συντήρηση και αποκομμένες από την καθημερινή εργασία των σύγχρονων ομάδων.

Το Secani χτίζει έναν χώρο εργασίας συμμόρφωσης εγγενώς βασισμένο στην ΤΝ για ομάδες που χρειάζονται ταυτόχρονα δομή, ταχύτητα και εμπιστοσύνη. Πλαίσια, μέτρα ελέγχου, αποδεικτικά στοιχεία, κίνδυνοι, εργασίες, υπεύθυνοι και αναφορές συνδέονται από την αρχή. Η ΤΝ βοηθά τις ομάδες να κατανοήσουν τι λείπει, τι καλύπτεται και τι χρειάζεται επισκόπηση. Κάθε παραγόμενο αποτέλεσμα παραμένει ανιχνεύσιμο στην πηγή του.

Η συμμόρφωση πρέπει να προσαρμόζεται στον οργανισμό σας

Κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός. Τα συστήματα, οι κίνδυνοι, οι αρμοδιότητες, οι προμηθευτές, τα περιουσιακά στοιχεία, οι πολιτικές και τα αποδεικτικά του στοιχεία είναι μοναδικά. Ωστόσο, τα περισσότερα εργαλεία συμμόρφωσης εξαναγκάζουν τις ομάδες σε άκαμπτες δομές. Αναμένουν από την επιχείρηση να προσαρμοστεί στο λογισμικό αντί το λογισμικό να αντικατοπτρίζει τον τρόπο που πραγματικά λειτουργεί ο οργανισμός.

Το Secani ξεκινά από την αντίθετη παραδοχή. Το σύστημα συμμόρφωσής σας πρέπει να ταιριάζει με τον τρόπο που λειτουργεί ο οργανισμός σας. Οι απαιτήσεις πρέπει να συνδέονται με μέτρα ελέγχου. Τα μέτρα ελέγχου πρέπει να συνδέονται με αποδεικτικά στοιχεία. Τα αποδεικτικά στοιχεία πρέπει να συνδέονται με υπευθύνους, περιουσιακά στοιχεία, κινδύνους και αποφάσεις. Οι αναφορές δεν πρέπει να συντίθενται χειροκίνητα από το μηδέν κάθε φορά. Πρέπει να προκύπτουν από μια δομημένη, επισκοπημένη και συνεχώς ενημερωμένη πηγή αλήθειας.

• Αντιμετωπίστε τις απαιτήσεις ως συνδεδεμένα αντικείμενα, όχι ως απομονωμένες γραμμές
• Συνδέστε τα μέτρα ελέγχου με αποδεικτικά στοιχεία, κινδύνους και κατάσταση επισκόπησης
• Παράγετε αναφορές από επισκοπημένες πληροφορίες αντί για αντιγραφή και επικόλληση

Η ΤΝ ανήκει μέσα στη ροή εργασίας, όχι ως chatbot από πάνω

Η ΤΝ στη συμμόρφωση δεν μπορεί να σημαίνει απλώς να ζητάμε από ένα chatbot να συνοψίσει μια πολιτική. Η εργασία συμμόρφωσης απαιτεί πλαίσιο, ανιχνευσιμότητα, επισκόπηση, δικαιώματα, εκδόσεις και λογοδοσία. Ένα χρήσιμο σύστημα ΤΝ πρέπει να κατανοεί το πλαίσιο, τα έγγραφα, τα αποδεικτικά στοιχεία, τα κενά και τη διαδικασία έγκρισης.

Γι’ αυτό το Secani έχει σχεδιαστεί ως χώρος εργασίας συμμόρφωσης εγγενώς βασισμένος στην ΤΝ και όχι ως πλαίσιο εντολών. Η ΤΝ υποστηρίζει την εργασία εκεί όπου γίνεται: εξάγει σχετικές πληροφορίες από αποδεικτικά στοιχεία, τις αντιστοιχίζει σε απαιτήσεις, εντοπίζει μέτρα ελέγχου που λείπουν, συντάσσει τεκμηρίωση και προτείνει επόμενα βήματα.

Οι άνθρωποι διατηρούν τον έλεγχο. Κάθε ισχυρισμός μπορεί να επισκοπηθεί. Κάθε πηγή μπορεί να επιθεωρηθεί. Κάθε απόφαση μπορεί να εγκριθεί, να απορριφθεί ή να βελτιωθεί. Ο στόχος δεν είναι να αντικατασταθούν οι ειδικοί της συμμόρφωσης. Ο στόχος είναι να τους δοθεί μόχλευση.

Η εμπιστοσύνη δημιουργείται από τις πηγές

Η συμμόρφωση καταρρέει όταν τα αποδεικτικά στοιχεία χάνουν το πλαίσιό τους. Ένα στιγμιότυπο οθόνης σε έναν φάκελο. Μια πολιτική σε έναν δίσκο. Μια περιγραφή μέτρου ελέγχου στο Excel. Μια αναφορά αντιγραμμένη σε ένα έγγραφο Word. Μια απαίτηση που ερμηνεύεται διαφορετικά από ομάδα σε ομάδα.

Με τον καιρό, κανείς δεν ξέρει τι είναι επίκαιρο, τι έχει εγκριθεί και τι μπορεί πραγματικά να εμπιστευτεί ένας ελεγκτής. Το Secani διατηρεί τα αποδεικτικά στοιχεία συνδεδεμένα: έγγραφα, αποσπάσματα, αντιστοιχίσεις, παραγόμενες προτάσεις, αποφάσεις επισκόπησης και αναφορές παραμένουν συνδεδεμένα με τις αρχικές τους πηγές.

• Συνδέστε κάθε δήλωση με την πηγή που τη στηρίζει
• Κρατήστε τις προτάσεις της ΤΝ ξεχωριστά από τα εγκεκριμένα αρχεία συμμόρφωσης
• Αποθηκεύστε τις αποφάσεις επισκόπησης και τις αλλαγές με ελέγξιμο τρόπο

Η εμπιστοσύνη δεν δημιουργείται λέγοντας ότι κάτι παράχθηκε από ΤΝ. Η εμπιστοσύνη δημιουργείται δείχνοντας από πού προήλθε κάθε απάντηση.

Η συμμόρφωση πρέπει να γίνει συνεχής

Οι περισσότερες ομάδες εργάζονται στη συμμόρφωση κατά εκρήξεις. Πριν από έναν έλεγχο. Πριν από τη δέουσα επιμέλεια επενδυτών. Πριν ένας εταιρικός πελάτης ζητήσει τεκμηρίωση. Λίγο πριν μια ρυθμιστική αρχή αναμένει αποδείξεις. Αυτός ο ρυθμός δημιουργεί άγχος, επανάληψη εργασίας και αβεβαιότητα.

Η καλύτερη κατεύθυνση είναι η συνεχής ετοιμότητα. Οι ομάδες πρέπει να γνωρίζουν πάντα ποιες απαιτήσεις καλύπτονται, ποια αποδεικτικά στοιχεία λείπουν, ποιοι υπεύθυνοι πρέπει να δράσουν και ποια έγγραφα είναι έτοιμα για επισκόπηση. Η συμμόρφωση περνά από την περιοδική τεκμηρίωση σε μια συνεχή λειτουργική κατάσταση.

• Κρατήστε τα ανοιχτά κενά ορατά στον χρόνο
• Συνδέστε εργασίες, υπευθύνους και εγκρίσεις απευθείας με τις απαιτήσεις
• Αντιμετωπίστε την ετοιμότητα για έλεγχο ως συνεχή κατάσταση, όχι ως φάση έργου

Σχεδιασμένο για κυρίαρχη συμμόρφωση με ΤΝ

Η συμμόρφωση στην κυβερνοασφάλεια χρειάζεται ταχύτητα, αλλά δεν μπορεί να εγκαταλείψει τον έλεγχο. Το Secani είναι σχεδιασμένο γύρω από ροές εργασίας με ανθρώπινη έγκριση, αποτελέσματα τεκμηριωμένα με πηγές, αρχεία καταγραφής ελέγχου, πρόσβαση βάσει ρόλων, ανιχνευσιμότητα πηγών και σαφή διαχωρισμό μεταξύ προτάσεων της ΤΝ και εγκεκριμένων αρχείων συμμόρφωσης.

Για ευρωπαϊκούς και γερμανικούς οργανισμούς, αυτό σημαίνει επίσης μια σαφή κατεύθυνση κυριαρχίας: φιλοξενία με εστίαση στην ΕΕ και τη Γερμανία, εξηγήσιμη επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων συμμόρφωσης και αποφάσεις προϊόντος που ενσωματώνουν την εμπιστοσύνη από την αρχή.

Στη συμμόρφωση κυβερνοασφάλειας, η εμπιστοσύνη δεν είναι παρενέργεια. Η εμπιστοσύνη είναι το προϊόν.

Το μέλλον είναι δομημένο, εξηγήσιμο και εγγενώς βασισμένο στην ΤΝ

Η συμμόρφωση μετακινείται από τα έγγραφα στα δεδομένα. Από τη χειροκίνητη ερμηνεία στις μηχαναγνώσιμες απαιτήσεις. Από τα διάσπαρτα αποδεικτικά στοιχεία στα διασυνδεδεμένα συστήματα. Από την προετοιμασία ελέγχων στη συνεχή διασφάλιση. Από τα πειράματα με ΤΝ στις ροές εργασίας εγγενώς βασισμένες στην ΤΝ.

Το Secani χτίζει τον χώρο εργασίας για αυτό το μέλλον: μια πηγή αλήθειας για τη συμμόρφωση, ένα σύστημα δράσης για τις ομάδες ασφάλειας και ένα σύστημα εμπιστοσύνης για οργανισμούς που πρέπει να αποδείξουν ότι είναι έτοιμοι.