Preparazione all'audit della struttura

Perché le prove senza contesto sono di utilità limitata

Una cartella piena di policy, schermate e verbali non è ancora pronta per il controllo. Gli auditor devono capire quale controllo è supportato dalle prove, chi ne è il proprietario, quando è stato creato e quale decisione ne consegue.

Ogni elemento di prova dovrebbe quindi essere comprensibile da almeno tre punti di vista: il requisito, il controllo e l'asset o il processo interessato.

• Collegare le prove ai requisiti e ai controlli
• Proprietari dei record e periodi di validità
• Mantieni tracciabili le modifiche e rivedi le decisioni

Un buon modello di evidenza riduce le domande di follow-up

Gli audit rallentano quando ogni risposta deve essere assemblata da diversi sistemi. Un buon modello di evidenza riunisce le informazioni rilevanti lungo la pista di controllo.

Ciò non significa che ogni file debba risiedere in un unico sistema. Ciò che conta è che i riferimenti, gli status e le motivazioni siano mantenuti in modo coerente.

• Mantenere uno stato chiaro per ogni elemento di prova
• Rendere visibili le prove scadute o sostituite
• Collega i controlli ricorrenti ai cicli di revisione

Come costruire una traccia di controllo difendibile

Una traccia di controllo difendibile inizia con il requisito e conduce, attraverso la valutazione, a prove concrete. Commenti, approvazioni, attività e modifiche completano il record.

Quando i team utilizzano questa struttura nel lavoro quotidiano, la preparazione all’audit diventa un sottoprodotto: ogni decisione rimane individuabile, ogni lacuna diventa visibile fin dall’inizio e ogni audit parte da una base di lavoro chiara.