Skladnost na novo

Skladnost potrebuje nov operacijski sistem

Skladnost je postala preveč pomembna, da bi jo upravljali v razpršenih preglednicah, statičnih dokumentih in neskončnih mapah z dokazili. Od varnostnih ekip in ekip za skladnost se pričakuje, da dokazujejo zaupanje, obvladujejo tveganja, zadovoljijo revizorje, odgovarjajo strankam in sledijo spreminjajočim se predpisom.

Toda številna orodja, na katera se zanašajo, so bila zgrajena za počasnejši svet: ročni kontrolni seznami, nepovezana dokazila, občasne revizije in sistemi, ki jih zna upravljati le majhna skupina strokovnjakov. Posledica je boleč kompromis. Preglednice so prilagodljive, a jih je težko upravljati. Dokumenti so znani, a jih je težko ohranjati aktualne. Tradicionalni paketi GRC so zmogljivi, vendar pogosto počasni za uvedbo, dragi za vzdrževanje in odmaknjeni od vsakodnevnega dela sodobnih ekip.

Secani gradi delovno okolje za skladnost na osnovi UI za ekipe, ki hkrati potrebujejo strukturo, hitrost in zaupanje. Okviri, kontrole, dokazila, tveganja, naloge, lastniki in poročila so povezani od začetka. UI ekipam pomaga razumeti, kaj manjka, kaj je pokrito in kaj je treba pregledati. Vsak ustvarjen rezultat ostane sledljiv do svojega vira.

Skladnost naj se prilagodi vaši organizaciji

Vsaka organizacija je drugačna. Njeni sistemi, tveganja, odgovornosti, dobavitelji, sredstva, politike in dokazila so edinstveni. Kljub temu večina orodij za skladnost ekipe sili v toge strukture. Pričakujejo, da se bo poslovanje prilagodilo programski opremi, namesto da bi programska oprema odražala, kako organizacija dejansko deluje.

Secani izhaja iz nasprotne predpostavke. Vaš sistem skladnosti mora ustrezati načinu delovanja vaše organizacije. Zahteve morajo biti povezane s kontrolami. Kontrole morajo biti povezane z dokazili. Dokazila morajo biti povezana z lastniki, sredstvi, tveganji in odločitvami. Poročil ne bi smeli vsakič znova ročno sestavljati od začetka. Nastati morajo iz strukturiranega, pregledanega in nenehno posodobljenega vira resnice.

• Zahteve obravnavajte kot povezane objekte, ne kot osamljene vrstice
• Kontrole povežite z dokazili, tveganji in statusom pregleda
• Poročila ustvarjajte iz pregledanih informacij namesto s kopiranjem in lepljenjem

UI spada v delovni tok, ne kot klepetalni robot na vrhu

UI na področju skladnosti ne more preprosto pomeniti, da klepetalnega robota prosimo, naj povzame politiko. Delo za skladnost zahteva kontekst, sledljivost, pregled, dovoljenja, upravljanje različic in odgovornost. Uporaben sistem UI mora razumeti okvir, dokumente, dokazila, vrzeli in proces odobritve.

Zato je Secani zasnovan kot delovno okolje za skladnost na osnovi UI, ne kot polje za pozive. UI podpira delo tam, kjer poteka: izvleče relevantne informacije iz dokazil, jih preslika na zahteve, prepozna manjkajoče kontrole, pripravi osnutke dokumentacije in predlaga naslednje korake.

Nadzor ostaja v rokah ljudi. Vsako trditev je mogoče pregledati. Vsak vir je mogoče preveriti. Vsako odločitev je mogoče odobriti, zavrniti ali izboljšati. Cilj ni nadomestiti strokovnjakov za skladnost. Cilj je, da jim damo vzvod.

Zaupanje ustvarjajo viri

Skladnost se poruši, ko dokazila izgubijo kontekst. Posnetek zaslona v mapi. Politika na disku. Opis kontrole v Excelu. Poročilo, kopirano v dokument Word. Zahteva, ki jo različne ekipe različno razlagajo.

Sčasoma nihče več ne ve, kaj je aktualno, kaj je bilo odobreno in čemu lahko revizor dejansko zaupa. Secani ohranja dokazila povezana: dokumenti, izvlečki, preslikave, ustvarjeni predlogi, odločitve pregledov in poročila ostanejo povezani s svojimi izvirnimi viri.

• Vsako izjavo povežite z virom, ki stoji za njo
• Predloge UI ločite od odobrenih zapisov o skladnosti
• Odločitve pregledov in spremembe shranjujte revidljivo

Zaupanja ne ustvari trditev, da je nekaj ustvarila UI. Zaupanje ustvari prikaz, od kod izvira vsak odgovor.

Skladnost mora postati neprekinjena

Večina ekip dela za skladnost v sunkih. Pred revizijo. Pred skrbnim pregledom vlagateljev. Preden korporativna stranka zahteva dokumentacijo. Tik preden regulator pričakuje dokaze. Ta ritem povzroča stres, ponovno delo in negotovost.

Boljša smer je neprekinjena pripravljenost. Ekipe morajo vedno vedeti, katere zahteve so pokrite, katera dokazila manjkajo, kateri lastniki morajo ukrepati in kateri dokumenti so pripravljeni za pregled. Skladnost se premakne od občasnega dokumentiranja k neprekinjenemu stanju delovanja.

• Odprte vrzeli naj ostanejo vidne skozi čas
• Naloge, lastnike in odobritve povežite neposredno z zahtevami
• Pripravljenost na revizijo obravnavajte kot neprekinjeno stanje, ne kot fazo projekta

Zgrajeno za suvereno skladnost z UI

Skladnost na področju kibernetske varnosti potrebuje hitrost, vendar se ne sme odpovedati nadzoru. Secani je zasnovan okoli delovnih tokov s človeško odobritvijo, rezultatov, podprtih z viri, revizijskih dnevnikov, dostopa na podlagi vlog, sledljivosti do virov in jasne ločitve med predlogi UI in odobrenimi zapisi o skladnosti.

Za evropske in nemške organizacije to pomeni tudi jasno usmeritev v suverenost: gostovanje, osredotočeno na EU in Nemčijo, razložljivo obdelavo občutljivih podatkov o skladnosti in odločitve o izdelku, ki zaupanje vgrajujejo od začetka.

Pri skladnosti na področju kibernetske varnosti zaupanje ni stranski učinek. Zaupanje je izdelek.

Prihodnost je strukturirana, razložljiva in na osnovi UI

Skladnost se premika od dokumentov k podatkom. Od ročne interpretacije k strojno berljivim zahtevam. Od razpršenih dokazil k povezanim sistemom. Od priprave na revizijo k neprekinjenemu zagotavljanju. Od poskusov z UI k delovnim tokovom na osnovi UI.

Secani gradi delovno okolje za to prihodnost: vir resnice za skladnost, sistem ukrepanja za varnostne ekipe in sistem zaupanja za organizacije, ki morajo dokazati, da so pripravljene.